Capita spesso che le iniziative pensate per coinvolgere le persone si mettano in moto senza che nulla sembri muoversi davvero, e chi guida un’impresa o un team riconosce facilmente questa sensazione.

Immaginiamo un’azienda che costruisce un piano articolato: community interne, momenti di ascolto ogni trimestre, un programma di riconoscimento dei contributi, una rubrica che racconta i progetti dei diversi reparti.

Dopo sei mesi i numeri raccontano una storia diversa da quella attesa, con poche adesioni alle community, una partecipazione bassa agli incontri e una rubrica che continua a essere letta sempre dalle stesse persone.

A quel punto arriva la domanda: dove si è perso il coinvolgimento?

La risposta più immediata è che le persone non fossero interessate, mentre quella più utile si trova a monte. Una parte del personale lavora in produzione, senza postazione fissa e senza mail aziendale, e quelle comunicazioni non sono mai arrivate fin lì.

Il coinvolgimento era stato progettato intorno a chi era già raggiungibile.

È uno scenario ricorrente, dove comunicazione interna e internal engagement finiscono nella stessa casella pur essendo due lavori con obiettivi e responsabilità diverse. Distinguerli cambia il modo in cui si investe, e soprattutto cambia quante persone si riescono davvero a raggiungere.

Portare l’informazione a destinazione

La comunicazione interna costruisce l’infrastruttura che porta l’informazione a destinazione.

Il suo compito è far arrivare il contenuto giusto alla persona giusta, nel momento giusto, in una forma comprensibile e utilizzabile: i canali digitali e fisici, il calendario editoriale, l’intranet, le campagne su temi come welfare o sicurezza, i responsabili di funzione che portano i contenuti ai loro team.

Quando qualcosa non funziona lo si vede subito: qualcuno in azienda scopre le notizie dai colleghi, dai clienti o dai social prima che dai canali ufficiali.

Da destinatari a parte attiva

L’internal engagement lavora su quello che succede dopo, quando l’informazione è già arrivata.

Il suo compito è trasformare la ricezione in partecipazione, far diventare le persone parte attiva di quello che l’organizzazione sta costruendo: l’ascolto con survey e interviste, gli spazi di confronto tra funzioni, il coinvolgimento nelle decisioni che le riguardano, il riconoscimento dei contributi.

Qui il segnale di allarme è più silenzioso.

Le persone smettono di fare domande, i reparti condividono meno di quello che sanno, le iniziative partono e si spengono dopo poche settimane.

Il costo che non finisce in un report

La sovrapposizione tra i due piani genera alcuni errori ricorrenti.

• Chiamare engagement quello che è distribuzione. Una newsletter interna ben fatta è comunicazione interna. Diventa engagement quando apre uno spazio in cui le persone possono rispondere o proporre.
• Dare per scontato che l’informazione arrivata sia stata compresa. Una comunicazione pubblicata sulla intranet è disponibile. Diventa condivisa quando entra nel lavoro quotidiano e qualcuno la usa per decidere.
• Assegnare tutto a una sola funzione. In HR tende a diventare un adempimento, in Marketing una campagna. Funziona meglio quando è condiviso, con ruoli chiari e momenti di allineamento fissati in calendario.

Sono errori che raramente compaiono in un report. Si vedono nelle risorse che restano inutilizzate, nelle procedure aggiornate che in reparto si continuano a fare come prima, nei piani di welfare con adesioni sotto le attese.

Una scelta culturale, non solo tecnica

Raggiungere ogni persona è anche una questione di progettazione dei canali, ma prima ancora è una scelta sul valore dell’interlocutore interlocutore interno.

È una domanda da farsi prima di costruire un piano di coinvolgimento, non dopo averne misurato i risultati. Farla, quella scelta, cambia il risultato: le iniziative di coinvolgimento smettono di parlare sempre alle stesse persone, e iniziano a includere anche chi, come nell’esempio di partenza, il messaggio non lo aveva mai ricevuto.

Se questo ti suona familiare, ne parliamo il 2 ottobre a Bologna, nel prossimo appuntamento di Cogenera Lab, strategie, dati, casi reali e strumenti per una comunicazione interna capace di coinvolgere tutti.

Iscriviti qui o se intanto vuoi confrontarti sulla situazione della tua organizzazione, scrivici a ciao@coesiva.com.